Komunikowanie się jest procesem dwustronnym o określonej dynamice. Komunikacja będzie skuteczna jeżeli odbiorca rozumie przekazy kierowane do niego przez nadawcę.
W skutecznej komunikacji informacja nadawcy przekazuje jego intencję, a interpretacja odbiorcy jest zgodna z zamiarami nadawcy. Na komunikację wpływają nasze potrzeby, oczekiwania, postawy, ale również reakcje wywoływane przez nas u rozmówcy. Możemy mówić o skutecznym porozumieniu wtedy, gdy występuje zgodność intencji nadawcy i intencji przypisanych mu przez odbiorcę. Często w określonym momencie sprawna dotychczas rozmowa, zaczyna stawać się nieuporządkowana. Między nadawcą i odbiorcą pojawia się nagle bariera utrudniająca, a nawet uniemożliwiająca dalszy proces komunikowania się. Przeszkody tego typu nazywamy barierami komunikacyjnymi. Problem odpowiedniej komunikacji dotyczy bardzo wielu przedsiębiorstw organizacji.
Bariery widoczne w strukturach każdego przedsiębiorstwa możemy podzielić na zewnętrzne i wewnętrzne.
Do czynników zewnętrznych zaliczamy przeszkody, które pojawiają się w naszym otoczeniu na przykład hałas czy harmider uniemożliwiające zrozumienie przekazu. Takie bariery są dosyć łatwe do usunięcia poprzez zmianę miejsca rozmowy lub wyłączenie muzyki. Inną grupę barier komunikacyjnych stanowią bariery wewnętrzne. Te z kolei wynikają z różnicy poglądów wśród pracowników, napięcia emocjonalnego między nimi, braku zaufania czy też nieprawidłowej interpretacji przekazywanych komunikatów zarówno w sferze werbalnej, jak i niewerbalnej. Bariery takie pojawiają się po obu stronach procesu komunikacji. Aby je zlikwidować należy określić czynniki, które przeszkadzają nam w rozmowie. Bez odpowiedniej wiedzy i doświadczenia trudno będzie rozwiązać ten istotny problem. Warto zatem zwrócić się o pomoc do specjalistów z dziedziny poprawy komunikacji i zapewnienia odpowiedniej motywacji kadrze pracowniczej. Dobry rozwiązaniem będzie wdrożenie systemu opartego na znanej metodzie Lean, dzięki którem uda nam się pokonać zarówno bariery komunikacyjne, jak również usprawnić wybrane obszary działalności przedsiębiorstwa. Jedną z najbardziej znanych firm specjalizujących się w konsultingu i doradztwie Lean jest Lean Institite https://lean.org.pl/. Profesjonalna pomoc specjalistów od wdrażania programów opartych na Lean wpłynie również na rozwój kompetencji pracowników.
Wewnętrzne bariery komunikacyjne występujące w przedsiębiorstwach możemy podzielić na cztery podstawowe grupy, czyli: osądzanie, decydowanie za innych, uciekanie od cudzych problemów, blokady językowe.
Oczywiście mówiąc o barierach komunikacyjnych i wymieniowych wyżej przyczynach tych barier musimy uświadomić sobie, że obrazujące je same pojedyncze zdania nie stanowią jeszcze przeszkody w rozmowie. Pamiętajmy jednak, że każdy proces komunikowania się między ludźmi odbywa się w określonym kontekście i tym kontekście pojawiają się zdania utrudniające rozmowę. Jeżeli chcemy, aby rozmowa przebiegała bez zakłóceń, trzeba zwracać szczególną uwagę na pewne czynniki bardzo ważne we wzajemnych kontaktach. Do czynników takich zaliczamy następujące: empatię, czyli wczuwanie się w drugiego człowieka; życzliwość, czyli szacunek dla drugiego człowieka i jego poglądów nawet jeżeli różnią się od naszych własnych; autentyczność przejawiająca się w rzeczywistym stosunku do różnych problemów; konkretność i rzeczowość; bezpośredniość w wyrażaniu swoich uczuć i poglądów; otwartość w wyrażaniu swoich odczuć. I wreszcie ostatnim takim czynnikiem jest akceptacja uczuć. Oznacza ona wyrażanie tego, co czuję i oczekiwanie, że druga osoba przyjmie taka sama postawę, pod warunkiem, że żadna z nich nie będzie narzucać swoich własnych odczuć i emocji.
.